Privacyverklaring
SMHC Salland

SMHC Salland verklaart het volgende met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens binnen de vereniging:


Doel van de gegevensverwerking

De vereniging verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

  • Ledenadministratie
  • Contributieheffing
  • Informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten en activiteiten
  • Salarisadministratie voor medewerkers en vrijwilligers
  • Nieuwsbrieven en communicatie
  • Beheer van contacten met stakeholders, sponsoren en donateurs
  • Administratie van aspirant-leden en vrijwilligers



Lidmaatschap

Verwerkte gegevens: NAWTE (Naam, Adres, Woonplaats, Telefoonnummer, E-mailadres) en geboortedatum.


Grondslag:  Lidmaatschapsovereenkomst (via inschrijfformulier of online via website).


Verwerking door: Afdeling ledenadministratie en communicatie.


Bewaartermijn: Tot twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de wettelijke fiscale bewaarplicht van zeven jaar.


Daarnaast worden bankgegevens, scheidsrechterskaartnummer, geslacht, leeftijd en sportverleden verwerkt door de technische commissie en teamindelers voor teamindelingen. Het bestuur heeft toegang tot het ledenadministratiesysteem (LISA).



Nieuwsbrieven en communicatie

Verwerkte gegevens: Naam en e-mailadres.


Grondslag: Aanmelding via website of tijdens inschrijving als lid.


Verwerking door: Afdeling communicatie.


Bewaartermijn: Gedurende de periode van inschrijving.


Leden hebben altijd de mogelijkheid om zich uit te schrijven (opt-out).



Stakeholder-, sponsoren- en donateursadministratie

Verwerkte gegevens: NAWTE.


Grondslag: Mondelinge toestemming, uitwisseling via netwerk, visitekaartje of via LinkedIn.


Verwerking door: Bestuur, sponsorcommissie en communicatie.


Bewaartermijn: Gedurende de relatie en maximaal twee jaar na beëindiging van het contact.



Aspirant-leden

Gegevens van geïnteresseerden die willen meetrainen worden tijdelijk opgeslagen totdat zij lid worden of besluiten geen lid te worden.


Bewaartermijn: Maximaal zes maanden na laatste contactmoment, daarna verwijdering conform wettelijke verplichting.



Medewerkers en vrijwilligers

Verwerkte gegevens medewerkers: NAWTE, geboortedatum, kopie ID, bankgegevens, en indien van toepassing VOG (Verklaring Omtrent Gedrag).


Grondslag: Arbeidsovereenkomst of vrijwilligersovereenkomst.


Verwerking door: Bestuur en administratieve ondersteuning.


Bewaartermijn: Gedurende het dienstverband/vrijwilligerswerk en tot twee jaar daarna, behoudens fiscale bewaarplicht van zeven jaar.


Vergoedingen voor vrijwilligers: worden via de administratie en payroll verwerkt.


De vereniging streeft naar het verkrijgen van een VOG voor alle trainers, coaches en vrijwilligers die werken met minderjarigen.



Foto’s en publicaties

Verwerkte gegevens: Naam en (team)foto's van leden, trainers en begeleiders.


Grondslag: Toestemming via lidmaatschapsovereenkomst of aanvullende overeenkomsten.


Gebruik: Website, social media en communicatie-uitingen.


Bewaartermijn: Foto's blijven beschikbaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij het lid of oud-lid expliciet verzoekt om verwijdering.


Leden kunnen via hun profiel in LISA zelf hun foto’s en privacyinstellingen beheren.



Privacybeleid en gegevensbescherming

  • Het privacybeleid is in te zien op de officiële website van SMHC Salland.

  • In alle documenten waarin persoonsgegevens worden gevraagd (inschrijfformulieren, vrijwilligersovereenkomsten) wordt verwezen naar dit privacybeleid.

  • Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden zonder verwerkersovereenkomst, tenzij noodzakelijk voor de uitvoering van het lidmaatschap of overeenkomst (bijv. KNHB, LISA, salarisverwerker).

  • Gegevens worden verwerkt via LISA, het officiële ledenadministratiesysteem van de KNHB, en gedeeld met de KNHB voor sportgerelateerde doeleinden.

  • Salarisverwerking verloopt via een professioneel salarisadministratiekantoor.

  • Gegevens worden beveiligd opgeslagen, zowel digitaal (met minimaal gebruikersnaam en wachtwoord) als fysiek (achter slot en grendel).

  • Papieren documenten met persoonsgegevens worden veilig bewaard en zijn alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde functionarissen.

  • Communicatie zoals nieuwsbrieven wordt verzonden op basis van een opt-out systeem.

  • Voor minderjarige leden is schriftelijke toestemming van ouders/verzorgers verplicht voor het lidmaatschap.



Contactgegevens

Voor vragen over dit privacybeleid of verzoeken tot inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens, kun je contact opnemen via:


SMHC Salland

E-mail: [email protected]

Website: www.smhc.nl